Privacy beleid Stichting Trefpunt Heiloo

Stichting Trefpunt Heiloo verwerkt persoonsgegevens. Ook de Vrijwilligers Informatie Punten Heiloo en Uitgeest vallen organisatorisch onder Stichting Trefpunt Heiloo en verwerken persoonsgegevens. Wij willen u hierover graag duidelijk en transparant informeren. In dit privacy statement geven wij u antwoord op de belangrijkste vragen over de verwerking van persoonsgegevens door Stichting Trefpunt Heiloo. 

Wat zijn persoonsgegevens?

Er zijn gegevens die iets over u zeggen. Bijvoorbeeld uw naam, adres, leeftijd. Wanneer (een combinatie van) deze gegevens naar u herleid kunnen worden spreken we over persoonsgegevens. Bijvoorbeeld uw adres of e-mailadres. Maar bijvoorbeeld ook uw voornaam samen met uw geboortedatum. Ook foto’s en video’s worden gezien als persoonsgegevens.

 Van wie verwerkt Stichting Trefpunt Heiloo  persoonsgegevens?

Stichting Trefpunt Heiloo verwerkt persoonsgegevens van mensen met wie wij direct of indirect een relatie hebben, willen krijgen of hebben gehad. Dat zijn bijvoorbeeld gegevens van cliënten, deelnemers aan activiteiten, abonnees, vrijwilligers en medewerkers.

 Wie is verantwoordelijk voor de verwerking van mijn persoonsgegevens?

Stichting Trefpunt Heiloo moet zorg moeten dragen voor de juiste registratie.

 Waarvoor verwerkt Stichting Trefpunt Heiloo persoonsgegevens?

Als u cliënt bent van Stichting Trefpunt Heiloo of aan de slag wilt gaan als vrijwilliger, als u wilt deelnemen aan onze activiteiten, als u cliënt bij ons wordt of een andere relatie met ons aan wilt gaan, hebben we persoonsgegevens nodig. Met behulp van uw gegevens kunnen we u op de juiste wijze van dienst zijn.

Wij gebruiken uw naam en adresgegevens:

• om contact met u te onderhouden;
• om u te informeren over lidmaatschap- of dienstverleningsgerelateerde zaken;
• om u via ons Prikbord te informeren over activiteiten en evenementen van Stichting Trefpunt Heiloo;
• ter ondersteuning van administratieve processen rondom contributies, deelnemersbijdragen of vergoedingen.

Maar ook als u een vraag stelt, verwerken wij uw gegevens om u zo goed mogelijk te kunnen helpen.

Wilt u geen informatie over uw lidmaatschap of geen Prikbord meer ontvangen? Dan kun u dit aangeven door een bericht terug te sturen met het verzoek om u niet meer te benaderen met deze informatie.

Voor jongeren onder de 16 jaar vragen we toestemming van ouders/verzorgers.

 Verwerkt Stichting Trefpunt Heiloo ook bijzondere persoonsgegevens?

Bijzondere persoonsgegevens zijn gevoelige gegevens, bijvoorbeeld over gezondheid of welzijn.

Wij verwerken alleen bijzondere persoonsgegevens als wij dat moeten op basis van de wet, met uw toestemming of als u dat ons vraagt. In dat laatste geval verwerken wij deze gegevens alleen als dat noodzakelijk is voor onze dienstverlening.

Stichting Trefpunt Heiloo controleert actief of gegevens die van de wet niet mogen worden opgeslagen niet worden geregistreerd.

 Hoe gaat Stichting Trefpunt Heiloo met mijn persoonsgegevens om?

Persoonsgegevens verwerk je alleen voor het doel waarvoor je deze hebt verkregen. Uw persoonsgegevens worden zorgvuldig verwerkt en bewaard, niet langer dan noodzakelijk is voor normaal gebruik binnen de organisatie of het doel waarvoor zij zijn geregistreerd. De bewaartermijn voor persoonsgegevens is 1 jaar na het laatste gebruik van onze diensten.

 Wie kunnen er bij mijn persoonsgegevens?

Uw persoonsgegevens kunnen alleen worden geraadpleegd door (vrijwillige) medewerkers die hier gelet op hun functie toegang toe moeten hebben.

 Uitwisseling van persoonsgegevens binnen Stichting Trefpunt Heiloo

Willen wij gegevens voor een ander doel gebruiken dan waarvoor ze oorspronkelijk verwerkt waren? Dan kunnen wij dat alleen wanneer er tussen beide doelen een nauwe verwantschap bestaat. Bijvoorbeeld als u zich inschrijft voor een evenement en daarvoor contactgegevens direct uit de cliëntadministratie worden opgehaald. Stichting Trefpunt Heiloo wisselt geen gegevens uit met externe partijen zonder uw nadrukkelijke toestemming.

 Welke regels gelden bij de verwerking van persoonsgegevens?

Bij de verwerking van persoonsgegevens is Stichting Trefpunt Heiloo gebonden aan de daarvoor geldende wet- en regelgeving.

 Kan ik zien welke gegevens Stichting Trefpunt Heiloo van mij verwerkt?

U heeft het recht om uw persoonsgegevens in te zien, te corrigeren of te verwijderen. Daarnaast heeft u het recht om uw toestemming voor de gegevensverwerking in te trekken of bezwaar te maken tegen de verwerking van uw persoonsgegevens door Stichting Trefpunt Heiloo en heeft u het recht op gegevensoverdraagbaarheid. Dat betekent dat u een verzoek kunt indienen om de persoonsgegevens die wij van u hebben in een computerbestand naar u of een ander, door u genoemde organisatie, te sturen.

U kunt een verzoek tot inzage, correctie, verwijdering, gegevensoverdraging van uw persoonsgegevens of verzoek tot intrekking van uw toestemming of bezwaar tegen de verwerking van uw persoonsgegevens sturen aan Stichting Trefpunt Heiloo. Als gevolg van het verwijderen van uw persoonsgegevens kunnen wij u dan geen diensten meer leveren.

Wij hanteren een uiterlijke termijn van vier weken om te reageren op uw verzoek.

 Waar kan ik terecht met een vraag of klacht?

Voor vragen of klachten over de verwerking van persoonsgegevens door Stichting Trefpunt Heiloo kunt u contact opnemen met Stichting Trefpunt Heiloo via info@trefpuntheiloo.nl of Stichting Trefpunt Heiloo, Abraham du Bois-hof 2, 1852 EZ Heiloo.

 Wijzigingen privacy beleid

Stichting Trefpunt Heiloo behoudt zich het recht voor om wijzigingen aan te brengen in dit privacy beleid. U kunt dit privacy beleid raadplegen op onze website onder de knop “Over ons”.

Voor degenen die geen gebruik kunnen maken van digitale middelen is een folder beschikbaar.

Mei 2018